Совершенствование PR-деятельности коммерческой организации путем проведения event-мероприятий (на примере ООО «Iek холдинг»)

Получение максимально эффективности от выставочной деятельности может быта только при правильной разработке общего перспективного плана участия компании в тематических выставкам, конференциях и других мероприятиях и плата каждого конкретного мероприятия в отдельности.Во-первых,на этапе подготовки к выставке рекомендуется осуществить следующиемероприятия:рассылку информационных материалов, приглашение гостей, а такжеразмещение анонса выставки. При этом необходимо учитывать, что приглашать посетителей и потенциальных клиентов надо заранее , используя корпоративные мероприятия, рассылку;Во-вторых, во время работы на выставке рекомендуется проводить сбор и обработку информации о конкурентам, заказчиках, потенциальных клиентах, а также их интервьюирование, так как для повышения эффективности выставочной деятельности в системе продвижения услуг необходим анализ качественного состава и количество посетителей стенда; необходимо вести учет количества проведенных переговоров с помощью заполнение переговоров , для облегчения сбора и анализа информации о потенциальных заказчиках , их потребностях и координатах и т.д.;В - третьих, одним из важных вопросов эффективности участия в выставке является выбор и подготовка сотрудников, которые будут работать на выставке, и решать поставленный комплекс задач. Поэтому необходимо уделять больше внимание уровню подготовки работающих на стенде специалистов, которые несут основную ответственность за эффективность выступления на выставке. При этом рекомендуется разработать и соблюдать план общения с гостями, порядок сбора информации, расположения рекламным материалов и информационным буклетов.В-четвертых , с целью оценки эффективности мероприятий необходимо подготовите репортажи с фотоматериалами по итогам выставки, что позволит провести анализ не только экономических показателей (повышениеприбылиот продаж; суммы , на которые былизаключены контракты во время прохождения выставки), но промежуточным оценочных параметров.Для повышения эффективности участия в выставочным мероприятиях мы предлагаем сделать обязательным подготовку итогового отчета, в котором рекомендуется объедините все материалы выставочногопроекта документа , (планы коммерческие предложения, формы , анкеты, полиграфической продукции, фотографии и т.д.) в одну папку и провести анализ , который станет основой формирования концепции эффективного участия в следующих выставках. Итоговый аналитический отчет должен содержать:официальные статистические данные выставкии данные установленные на выставке контактов;анализ информации, полученной от посетителей;оценку качественного и количественного состава посетителей иучастников выставки;оценку эффективностиработаперсонала ( включаяоценку работа каждого сотрудника);оценкуфункциональностистенда (месторасположение ,размеры, конфигурация, оформление, оснащение и т.д.);анализ выставочного бюджета и информации о конкурентах;оценку эффективности средств маркетинговых коммуникаций для привлечения посетителей.Источник: составлено автором Основные цели участия в выставке:Увеличение доли Европейского и Азиатского рынков Укрепление лидерских позиций на рынке авиаперевозок,увеличение общего объема продаж на 30%Повышение уровня узнаваемости брэнда за рубежомНаиболее легкий метод повышения эффективности участия в зарубежные выставках - прибегнуть в профессиональные агентства, которые специализируются на организации участия российских компаний в выставках за рубежом, которые помогут выбрать профильную выставку и решить организационные вопросы.Перечень предоставляемых услуг, как правило, включает:бронирование выставочной площади;дизайн и строительство выставочного стенда;заказ дополнительного оборудования и услуг;Однако, необходимо понимать, что это весьма дорогостоящие услуги, поэтому мы предлагаем ООО «Iek холдинг»самостоятельно разрабатывать комплексмероприятий, способствующих эффективному проведению выставок как в России так и за рубежом.В таблице 3 представлена организационная предвыставочная работа сотрудников отдела маркетинга и рекламы ООО «Iek холдинг».Таблица 3 - Организационные мероприятия участия в выставках ООО «Iek холдинг» на 2021 год.Организационные мероприятияДокументальное обеспечениеОтветственный за мероприятиеАнализ коммерческой состоятельности проекта, определение стоимости кв.м. выставочной площадиЭкспертное заключениеНачальник отдела маркетинга и рекламыЗаключение договора на аренду выставочной площадиДоговор арендыЮристРазработка фирменного стиля проекта (логотип, бланк, визитка, фирменный цвет)Константы фирменного стиля выставкиОтдел рекламыПодготовкаинформационного письма о выставке, разработка программы мероприятий выставкиИнформационное письмо, программа мероприятийЮрист,менеджеры отдела маркетинга и рекламы.Начальник отдела маркетинга и рекламыПодготовка заявочной документации по проектуБланк заявки-договораЮрист, Начальник отдела маркетинга и рекламыВажно определить и четко сформулировать цель (или цели) участия компании в выставкам К примеру: изучение спроса, информирование о новостях в развитии компании за последний год, заключение договоров продаж.Как минимум за месяц до начала выставки разрабатывается и утверждается идея оформления стенда . Для этого: Рекламистам нужно получить («запросить») техническое задание от руководства (что именно важно для ООО «Iek холдинг» на этой выставке, на что делать акценты, что продвигать и т.п.).Провести совместное обсуждение сценария работа на выставке: какие акции планируется провести, где стендиста будут стоять , сидеть, раздеваться и т.п.(см.табл.4)Таблица 4- Разработка рекламной кампании проекта выставки ООО «Iek холдинг»Организационные мероприятияДокументальное обеспечениеОтветственный за мероприятиеРазработка структуры Promotion проектаПлан Promotion проектаСотрудники отдела маркетинга и рекламыФормирование системы информационной поддержки проектаДоговоры об информационной поддержки проектаСотрудники отдела маркетинга и рекламыРазработка рекламы, текстовое содержаниеМакеты рекламы различных размеров, цветная и черно-белаяСотрудники отдела маркетинга и рекламыОпределение комплекта полиграфической продукции,подготовка технического заданияНоменклатураполиграфической продукции,договор с базовой типографией на размещение заказа, техническое заданиеСотрудники отдела маркетинга ирекламыПодготовка и сдача в печать рекламных буклетовПлан-схема рекламных акций, техническое задание по изготовлению наружной рекламыСотрудники отдела маркетинга и рекламыПостеучета названных двух групп факторов можноразрабатывать идеи по оформлению. Варианта макетов оформления стенда требую также обсуждения (в данном случае , в ООО «Iek холдинг» этим рекомендуется заняться специалисту по рекламе). Важно, чтобы стенд был не только эффектный и эффективный, но и удобный для работы.После чего необходимо оценить затрата, необходимые для реализации этих рекомендаций(см.табл. 5)Таблица 5 - Общие затраты на выставочную деятельность ООО «Iek холдинг»№п/пСтатьи затратСумма(тыс.руб)1Регистрационный взнос20 0002Аренда площади в выставочном зале580 0003Затраты на экспозицию (в т.ч. дизайн и конструкция, информационные материалы)100 0004З/п работников150 0005Транспорт300 0006Непредвиденнее расходы80000Итого:1 230000Таким образом, повышение эффективности выставочной деятельности связано с необходимостью проведения маркетинговых исследований , реализацией маркетингового сопровождения выставок, обязательной подготовкой итогового отчета,развитием процесса управления выставочной деятельностью предприятия, расчета общих затрат на выставочную деятельность в течении 1 года, а также необходимостью участия компании в зарубежных выставках.3.2. Оценка эффективности проектаПрежде чем перейти к расчету экономической эффективности по каждому предложенному мероприятию необходимо провестиоценку эффективности участия в выставке ООО «Iek холдинг».Необходимо отметите , что определить эффект поданному мероприятию трудно, так как даже оценки экспертов являются весьма приблизительными. Нередко сами потребители не могут ответите на вопрос, что в конечном итоге повлияло на их выбор. Поэтому в расчетах экономической эффективности участия в выставочных мероприятиях следует исходите из прошлого опыта участия ООО «Iek холдинг».Общая стоимость участия в выставке складывается из учета затрат на всех трех этапах: подготовительном, периоде работы выставки и послевыставочном. При этом затраты на подготовительном этапе, прежде всего связанные с разработкой маркетинговой стратегии, определению целей участия, выбору выставки, осуществлению рекламной кампании и т.д., сопоставимы с затратами стадии участия и их недоучет приводит к ошибке при оценке результативности участия в выставочном мероприятииООО «Iek холдинг».Эффективность участия в выставке предлагаем рассчитать с помощью калькулятора расчета участия в выставке, который позволяет:произвести расчет расходов и доходов участия в выставке;рассчитать вероятный показатель возврата инвестиций от участия в выставке (ROI);—определить оптимальный размер стенда для эффективногоучастия в выставке.Для этого необходимо ответить на поставленные вопросы и внести данные в соответствующие разделы калькулятора, получить результат с указанием прибыли, затрат на участие и рассчитанным ROI(см. табл. 6).Таблица 6- Разделы калькулятора расчета эффективности участия в выставкахРазделыИсходные данные12Предполагаемое количество посетителей1000 человекКакое количество контактов планируете заключить на стенде200Цена среднего контракта , тыс.руб.500 000Сколько % контактов с потенциальными клиентами из числа целевой аудитории завершается сделками, %5Какой средний % маржи в отрасли30Количество дней работа выставки4Стоимость 1м выставочной площади , т.р.5 000Площадь экспозиции, м2352Площадь вспомогательной зоны (гардероб, склад), м22Площадь зоны ресепшн, м22Затраты на подготовку выставок (рекламные материалы, транспортные и таможенные расходы, питание, представительские расходы), тыс. руб.1 230 000Расчет прибылиНа основании полученной информации мы рассчитали потенциальный доход, который может получить компания ООО «Iek холдинг»от участия в выше перечисленных выставках:200 планируемых контактов посетителей *5% контактов с потенциальными клиентами из числа целевой аудитории = 10 ожидаемых клиентов.при цене среднего контракта - 500 тыс. руб. и среднем проценте маржи в отрасли = 30%В итого ожидаемая прибыль от 10 сделок составит: 150 тыс. руб. * 10 продаж= 1 500 000 млн. руб.Расчет площади эффективного стенда и его стоимость: Многочисленные международные исследования показываю, что на 1 менеджера, работающего на выставке, необходимо 5 м2 площади стенда. Именно столько занимает эффективна переговорная зона.На переговоры с одним посетителем, в среднем, уходит 15 минут.Следовательно, за 1 день 1 менеджер сможет провести, максимум, 20 ознакомительных переговоров, за выставку (4 дня) он сможет осуществить, максимум, 80 контактов.Из расчета прибыли видно, что целесообразно охватить всех целевых посетителей.Для этого необходимо 3 специалиста: 200 посетителей/80 контактов за выставку.Следовательно, общая переговорная зона менеджеров * 5 м2 = 30 м2.Прибавляем: Площадь экспозиции товара - 35 м2. Зона ресепшн - 2 м2 Вспомогательная зона (склад, гардероб) - 2 м2. Получаем стенд, общей площадью 39 м .Стоимость участия в выставке составит: 1 230 000Итого предполагаемый возврат на выставочные инвестиции составит:ROI= ( Доход - Затрата ) / Затраты х 100ROI= (1 500 000 - 1 230 000) / 1 230 000 х100 = 21,9%Из этого следует, что экономическая эффективность от участия ООО «Iek холдинг»в выставкам составит практически 22%, что составляет 269 370 тыс.руб. только с выставочной деятельности.Вышеуказанные шаги позволят повысить эффективность выставочных мероприятий, выйти на европейский рынок, улучшить финансово-экономическое положение.Очевидно, что количественно охарактеризовать все полученные от участия в выставке эффекты не представляется возможным, однако это современный и очень перспективный вид маркетинговых коммуникаций.ЗАКЛЮЧЕНИЕPR-кампания является планируемыми продолжительными усилиями, которые направлены на то, чтобы создать и поддерживать доброжелательные отношения и взаимопонимание между компанией и общественностью, в данном случае - между строительными компаниями и определёнными целевыми аудиториями (СМИ, потенциальные клиенты, партнёры).Эффективность PR-деятельности измеряется с помощью аналитики (мониторинг рынка, звонков, продаж, работы СМИ и так далее). Ежегодно количество PR-подходов в развитии деятельности строительных компаний растёт.Серия мероприятий в рамках PR-кампании призвана внедрить и популяризовать объект продаж организации и добиться положительного имиджа для неё. Важной составляющей здесь является обратная связь, в этой связи требуется не только проводить распространение информации о фирме, но и осуществлять отслеживание обратной реакции. Ещё одно условие успеха - квалифицированный персонал, участвующий в PR-деятельности.Современные организации управляют разными системами коммуникаций, взаимодействуют с внешней и внутренней средой предприятия: выстраивают коммуникации со своими рыночными потребителями и посредниками. В свою очередь посредники так же взаимодействуют с потребителями, а сами потребители устанавливают связи друг с другом и тем самым формируют общественное мнение. ООО «Iek холдинг»не использует средства стимулирования сбыта для достижения более сильной и оперативной ответной реакции, для эффективного представления, товарных предложений и «оживления» падающего сбыта. Однако стимулирование сбыта дает обычно кратковременный эффект, для формирования устойчивого предпочтения данных услуг эти приемы не годятся, как считает руководство.Коммуникационная политика фирмы ООО «Iek холдинг» базируется на использовании различных элементов комплекса продвижения услуг. Бюджет маркетинга планируется по остаточному принципу.Услуги ООО «Iek холдинг»мне достаточно симпатизирует. Нравится то, что предприятие большое внимание уделяет качеству своих услуг, так как в наше время люди уделяют большое внимание экологически чистой, качественно выполненной работе. Недостатки - к ним можно отнести отсутствие продвижение услуг фирмы. Реклама, помещенная в местной газете и специализированном журнале, своей цели не достигала и являлась напрасной тратой средств. Также не применяли паблисити, PR - компания не использовалась. Отсутствие желания завоевывать рынок привело к застою, пользуясь годами наработанными связями, фирма регрессирует, фирма находится в режиме ожидания пока кто - то не предложит работу. Достижение целей совершенствования связей предприятия ООО «Iek холдинг» со СМИ - это информационно-коммуникационный процесс, включающий разработку перспективных и тактических PR-мероприятий, организацию управления PR-программами для формирования положительного имиджа и повышения лояльности целевых аудиторий предприятия.Для того чтобы укрепиться на рынке и привлечь больше потребителей ООО «Iek холдинг»должна усовершенствовать существующие услуги, либо создать новые. Однако потребителей легче привлечь новинкой. Поэтому фирма должна уметь создавать новые услуги или перенимать подобные услуги, у конкурентов улучшая их, тем самым конкурируя с ними. Новые образы PR деятельности должны способствовать продвижению фирмы на рынок и завоевывать новые позиции.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫАкмаева P. Менеджмент организации на основе принятия новой управленческой парадигмы / Р. Акмаева // Проблемы теории и практики управления. 2018. № 11. 120 с.Алексунин В.А., Дубаневич Е.В., Скляр Е.Н. Маркетинговые коммуникации. Практикум. - М.: Дашков и К, 2018. 196 с.Баксанский О.Е. Технологии манипуляции массами: реклама, маркетинг, PR, GR (когнитивный подход). Карманная книга политтехнолога. - М. Ленанд, 2017. 224 с.Бест Р. Маркетинг от потребителя. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2018. 696 с.Божук С. Маркетинговые исследования. Учебник. - М.: Юрайт, 2017. 280 с.Веснин В.Р. Менеджмент. Проспект, 2014. 624 с.Ветчанова О.В. Корпоративная культура организации // Справочник руководителя учреждения культуры. 2018. № 11.Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. 5-е изд. М.: Инфра-М, 2011.Гарин Н.Н. Связи с общественностью. Теория, практика, коммуникативные стратегии / Н.Н. Гарин, И. А. Данилов, О.Б. Жуков. М.: Аспект Пресс, 2011. 198 с.Гембл П., Стоун М., Вудкок Н. Маркетинг взаимоотношений с потребителями: Пер. с англ. - М.: Гранд, 2012. - 512 с.Гитомер Д. Удовлетворение покупателя - ничто, лояльность - все / Издательство: Питер , 2014, 256 с.Дубровин И.А. Поведение потребителей. Учебное пособие, 4-е изд. - М.: Дашков и К., 2018. 310 с.Завьялов Д.В. Применении информационных технологий / Современные наукоемкие технологии. 2017. № 8-1. С. 71-72.Золотарева И.В. Анализ особенностей корпоративного управления / Моделирование, оптимизация и информационные технологии. 2014. № 3 (6). С. 10.Иванов А. Как придумать идею, если вы не Огилви. - М.: Альпина Паблишер, 2017. 240 с.Иванов А. Реклама. Игра на эмоциях. - М.: Альпина Паблишер, 2017. 256 с.Исакова М.В. О возможностях оптимизации процессов управления персоналом / Моделирование, оптимизация и информационные технологии. 2014. № 2 (5). С. 17.Исакова М.В., Горбенко О.Н. Об особенностях систем управления персоналом / Вестник Воронежского института высоких технологий. 2014. № 12. С. 168-171.Какого праздника не хватает в нашем офисе? Все для кадровика №10, 2014 Денисов А.Ф. Борисова И.В. с.94-99.Корольков Р.В. Об управлении финансами в организации / Вестник Воронежского института высоких технологий. 2017. № 11. С. 144-147.Короткова Т. Маркетинг инноваций. Учебник и практикум. Изд. 2-е. - М.: Юрайт, 2017. 274 с.Круглова Н.Ю. Антикризисное управление. 3-е изд. перераб. и доп. М.: КноРус, 2017. 400 с.Крылова Ю.С. PR и продвижение некоммерческого проекта. - СПб.: ЦРНО, 2014, 91 с.Кузоро К. А. Событийный менеджмент как средство воспитания здорового образа жизни муниципальными сельскими библиотеками (на примере Томской области) // Вестник Томского государственного университета. Культурология и искусствоведение. 2015. № 3 (19). С. 88-95.Мансурова Г.И., Мансуров П.М. Бухгалтерский учет, анализ: методические Указания (рабочая тетрадь) / Ульяновск: УлГТУ, 2018. - 86 с.Маркетинговое исследование на рынке event-услуг: отношение частных лиц к праздничным услугам/А. А. Напалкова//Event-маркетинг. -2014. -№ 3. -С. 210-226.Махеев В.А. Корпоративная культура как фактор эффективной деятельности организации. М.: Либроком, 2014. 248 с.Мельникова Н.А. Событийный маркетинг в сфере культуры: анализ коммуникационного продвижения событий регионального музея // Наука о человеке: гуманитарные исследования. 2014. № 3 (17). С. 129-138.Михайловская Е. С. Аналитический обзор литературы в области событийного менеджмента // Молодежный научный форум: Общественные и экономические науки. № 9(38). URL: https://nauchforum.ru/archive/MNF_social/9(38).pdf Москальчук Ю.И., Наумова Е.Г., Киселева Е.В. Проблемы оптимизации инновационных процессов в организациях / Моделирование, оптимизация и информационные технологии. 2017. № 2. С. 10.Мухина М.В., Плетнева А.С., Пачурин Г.В. Исследование путей повышения конкурентоспособности предприятия. Фундаментальные исследования. 2016. № 12-4. С. 891-896.Мухина М.В., Смирнов А.С Использование информационных технологий при обработке материалов исследования. В сборнике: Интеграция информационных технологий в систему профессионального и дополнительного образования сборник статей по материалам региональной научно-практической конференции. Нижегородский государственный педагогический университет им.К.Минина. 2016. С. 22-26.Почепцов Г.Г. Теория коммуникации. - М. : Ваклер; Киев: Рефл-бук, 2011. - 656 с.Преображенский Ю.П., Паневин Р.Ю. Формулировка и классификация задач оптимального управления производственными объектами / Вестник Воронежского государственного технического организацияа. 2018. Т. 6. № 5. С. 99-102.Руководство по реализации проекта в сфере event: быстро, эффективно и дейст-венно/Ю. В. Бем//Е^еп^маркетинг. 2015. -№ 1. - С. 16-21Сайкс М., Малик Н., Вест М. От слайдов к историям: пошаговая методика создания убеждающих презентаций / пер. с англ. А.Баранова, А. Сарычева. - М. : Манн, Иванов и Фербер, 2014. - 256 с.Сайт предприятия ООО «Iek холдинг»// http://www.iek.ruСамойлова У.А. О некоторых характеристиках управления предприятием / Вестник Воронежского института высоких технологий. 2014. № 12. С. 176-179.Свиридов В.И. Технологии, применяемые при подготовке современных инженеров / Вестник Воронежского института высоких технологий. 2018. № 9. С. 151-152.Синяева И.М. Паблик рилейшнз. Толковый словарь. М.: Дашков и Ко, 2018. 201 с.Синяева И.М. Реклама и связи с общественностью / И.М. Синяева, О.Н. Романенкова, Д.А. Жильцов. М.: Юрайт, 2014. 552 с.Смирнова В. Г. Формирование концепции предпринимательского управления / В. Г. Смирнова // Проблемы теории и практики управления. 2018. № 4. 90 с.Смирнова О. П., Быков Д. Ю. Бюджетирование на предприятии: учеб. пособие / Иван.гос. хим-технол. ун-т. - Иваново, 2011, 96 с.Событийный маркетинг, или как «делать evento/Е. А. Ячменникова//Личные продажи. -2017. -№ 4. -С. 224-232.Стефан А. Бутчер Программы лояльности и клубы постоянных клиентов / Издательство: Вильямс, 2014, 272 с.Филатова О. Г. Технологии и методы PR-продвижения информационных ресурсов. Вводный курс: Учебное пособие. - СПб.: НИУ ИТМО, 2018. - 73 с.Цапина Т.Н., Курашова А.Н. Интернет-маркетинг в сфере услуг В сборнике: Инновационные технологии управления сборник статей по материалам II Всероссийской научно-практической конференции. Нижегородский государственный педагогический университет им. К.Минина. 2015. С. 118-121.Черников С.Ю., Корольков Р.В. Использование системного анализа при управлении организациями / Моделирование, оптимизация и информационные технологии. 2014. № 2 (5). С. 16.Шарков Ф.И. Константы гудвилла. Стиль, паблисити, репутация, имидж и бренд фирмы. М.: Дашков и К, 2017. 272 с.Шарков Ф.И. Паблик рилейшнз. 5-е изд. М.: Дашков и К, 2017. 332 c.Event-менеджмент/У. Хальцбаур, Э. Йеттингер, Б. Кнаусс, Р. Мозер, М. Целлер; . -М.: Эксмо, 2017. -384 с.ПРИЛОЖЕНИЯПриложение 1.Приложение 1. Мнение покупателей о новинках ООО «Iek холдинг»Ваш пол:мужскойженскийВам знакома продукция ООО «Iek холдинг» Хорошо знакомыЗнаю некоторые товарыНе знакомаКак Вы оцениваете качество материалов ООО «Iek холдинг» высокаяне хуже аналоговоставляет желать лучшегоИз каких источников Вы узнаете о новинках ООО «Iek холдинг» Интернет-рекламаБуклетыТелевидениеРадиоДрузья и знакомыеКакая информация вам нужна при выборе новинкиЕе надежностьСпособы примененияГарантииЦенаНужна ли для новинок специальная программа лояльностиДаЖелательноНе обязательноКакие привилегии должна предоставлять программа лояльностиБонусы за неоднократное приобретение новинокБонусы за привлечение в магазины Knauf новых носителейБонусы за стоимость покупокКаким образом вы хотели получать информацию о новинках и новшествах ООО «Iek холдинг»SMS-сообщенияЭлектронная почтаСайт фирмыСоциальные сетиНужен ли на сайте фирмы специальный раздел, посвящённый новинкеОбязательноЖелательноМожно обойтись той информацией, что уже есть на сайте.