Управление проектами информатизации

Таблица 36 - Матрица оценки рисков.ВероятностьУгроза Низкая (1)Средняя (2)Высокая (3)Небольшая (1)123Умеренная (2)246Серьезная (3)369На основании установленных оценок создан пример реестра рисков (Таблица 15), в котором прописаны стратегии реагирования на обнаруженные риски, а также запускающие их триггеры.Таблица 37 -План управления рискамиТип рискаНаименованиеОписаниеВероятность возникновенияКатегорияПоследствия (угроза)Ранг риска (величина риска)Стратегия реагированияТриггерыВладелец риска1Увеличение сроков работы с проектомСроки реализации вех затягиваются вследствие влияния различных факторов25%Риски затягивания проекта Рост стоимости ЗначительныйМониторинг сроков исполнения, введение штрафов за срыв сроковПоступает информация о задержке исполнения работыРуководство2Удорожание проектаПовышение цен на используемые материалы, оплату труда контрагентов15%Риски стоимостиРост стоимости, превышение лимитов финансированияВысокаяведение предоплаты по максимальному количеству услуг, увеличение бюджета на 10% от стоимости работ по проектуПоступает информация о повышении стоимости на используемые материалы и программные продуктыЭкономист, руководство3Ошибки в программеВследствие ошибок в программе используются ошибочные алгоритмы расчетов, что приводит к ошибкам в выходных данных 15%Риски функционалаНеэффективное использование ПОСредняяИспользование систем функционального тестированияПоступают данные о возникновении ошибок в алгоритмах работы системыИТ-специалисты4 Вредоносное ПОАктивность вредоносного ПО, не позволяющая использовать систему5%Риски функционалаНеэффективное использование ПОНизкийИспользование АВЗПоступает информация о вирусной активностиИТ-специалисты5Сбой в оборудованииПотеря данных из-за возникновения аппаратных сбоев5%Функциональные рискиНеэффективное использование ПОНизкийИспользование системы резервированияНаступление условие для восстановления информации ИТ-специалисты 5.3. План антирисковых мероприятийДалее проведем оценку степени влияния каждого из видов рисков, характерных для каждой из стадий жизненного цикла информационной системы и перечень мер по предотвращению негативного влияния рисков.Таблица - Оценка влияния рисков реализации проекта автоматизации № этапаСтадия жизненного циклаТип рискаПеречень мер по предотвращению негативного влияния факторов риска1Этап обследования предметной областиРиски, связанные с некорректной постановкой задачи, неполным объемом предоставленных данных по предметной области, ошибок в формулировках задач автоматизации Проведение аудита технологии работы сторонней организацией, имеющей сертификат на данный вид деятельности2Этап разработки концептуальной моделиРиски ошибок проектирования, архитектуры системыПроведение деятельной экспертизы технического задания, предоставление отчетности по результатам создания концепции проекта 3Стадия разработки прототипаРиски ошибок в программе и использованных алгоритмахВыделение тестовой системы для проведения нагрузочных испытаний системы на каждом из этапов проекта 4ВнедрениеРиски ошибок определения полномочий пользователей, ошибок в выходных документахТестирование функциональности, оперативное внесение изменений в функционал системы и программный код5Эксплуатация и сопровождениеРиски, связанные с уходом сотрудников – разработчиков проекта Организация командной работы, документирование работы системы5.4. Анализ эффективности проекта автоматизацииВ рамках оценки стоимости реализации проекта определены следующие категории затрат:- оплата труда сотрудников, которые участвуют в реализации проекта;- расходы на запасные части и комплектующие;- расходы на оплату электроэнергии.В таблице 39 приведен расчет сумм оплаты труда специалистов, привлеченных к реализации системы.Таблица - Расчет сумм оплаты труда специалистов, привлеченных к реализации системыДолжностьВеличина оплаты труда специалиста за 1 час., руб.Величина трудозатратВеличина заработной платы, руб.Программист40020581000Специалист архива3508028000Делопроизводитель2308018400Экономист20051000Итого128400Величина вложений, связанных с оплатой труда специалистов, составили 218,4 тыс. руб. С учетом отчислений страховых взносов, тариф которых составляет 30,2%, величина затрат принимает значение:руб.Расчет затрат, связанных с использование компьютерного оборудование, производится через расчёт доли времени разработки системы относительно срока амортизации, составляющего для данной категории оборудования 5 лет.Затраты, связанные с оплатойтарифаэлектроэнергии, составляющего в 6 руб./кВт*ч с учетом 180 часов машинного времени, 0,7кВт полезной мощности используемого оборудования, составят: В рамках реализации системы в качестве накладных расходов использованы материалы, необходимые для печати сопроводительной документации, технических заданий, заявок на настройку ролей пользователей, подсистем. Для хранения эталонных копий программного обеспечения предполагается использование flash-накопителей. Также приобретается тонер-картридж для принтера и канцелярские принадлежности.В таблице 40 приведен расчет затрат на приобретение материалов.Таблица - Расчет сумм накладных расходовСтатья расходовЦена ед.КоличествоИтогоРасходные материалы 50021000Бумага для распечатки документации по проекту 2502500Носители информации для записи программных файлов и документации (DVD)5010500Тонер-картридж для принтера300013000Итого5000Общая сумма расходов на реализацию системы составит: S = 167176 + 2000 + 756 + 5000 = 174932 руб.Далее проведена оценка сокращения временных затрат в денежном выражении, достигаемого за счет внедрения системы в эксплуатацию (таблица 41).Таблица - Оценка годового сокращения трудозатрат в денежном выраженииОперацияКоличество операций в годВремя выполнения без автоматизации, мин. Время выполнения при внедрении ИС, мин.Сокращение времени выполнения на 1 операцию, мин.Общеесокращение времени выполнения, мин.Величина экономии в денежном выражении, руб. (с учетом часовой ставки в 300 руб.)Регистрация документа200010281600080000Оформление заявок30015114420021000Учет сотрудников50004131500075000Учет исходящих документов50003121000050000Формирование отчетов50201193801900Простановка резолюций10001019900045000Мониторинг исполнения 6010194502250Итого275150Таким образом, оценка полученного эффекта составляет 275150 руб.Срок окупаемости проекта составит:Для тестирования программного продукта, разработанного в рамках данной ВКР выбраны следующие параметры тестирования:проведение тестирование функционала ПО на соответствие технологии документооборота применительно к специфике исследуемой компании;тестирование проводится на уровне модулей учета входящих, исходящих документов и формирования отчётности;в качестве метода тестирования выбрано эквивалентное разбиение. Определение классов эквивалентности для тестируемых систем приведено в таблице 42.Таблица 42- Определение классов эквивалентности для ИС документооборотаОграничение на значение параметра Правильные классы эквивалентности Неправильные классы эквивалентности  Количество дней в месяце соответствует календарюСправочник "Календарь"Выход за пределы данных справочника "Календарь"Срок отработки документовСоответствие регламенту организации документооборотаНе положительные значения сроков отработкиУникальность реквизита "Код документа"Отсутствие введенного идентификатора документа в журналеЗначение критерия уникальности более 1Каждому документу назначается как минимум один исполнительНа исполнение документа назначены специалистыНа исполнение документа не назначены специалистыНазначение исполнителей исходящих документовУ исходящего документа указан исполнительУ исходящего документа не указан исполнительВ рамках тестирования разработанного ПО методом черного ящика была проверена корректность работы системы. Негативный тест-кейс (таблица 43).Таблица 43- Негативный тест-кейс№ФункционалВид тестаПредусловиеПостусловиеОжидаемый результат1Учет входящих документовОтсутствие выбранных реквизитов документовПоступили данные о входящем документе1.Нажать «Выбор вида документа»2. Не выбирать ФИО сотрудника 3. Нажать «Запись»Выдать сообщение об отсутствии реквизитов На первоначальном этапе тестирования проведен анализ функционала системы при вводе данных о резолюциях (таблица 44).Таблица 44- Позитивный тест-кейс№ФункционалВид тестаПредусловиеПостусловиеОжидаемый результат1Учет данных о резолюцияхПроверка корректности заполнения реквизитовПоступили данные о резолюции руководителя1.Нажать «Создать»2. Заполнить реквизиты: тип резолюции, номер документа, дата поступления3. Нажать кнопку «Запись»Объект ИТ-Резолюция на документ установленаПри проведении теста работы режима работы с резолюциями руководства ошибок не было выявлено. Далее проведено тестирование режима регистрации исходящих документов (таблица 45)Таблица 45- Простой тестДействиеОжидаемый результатЗапуск режима регистрации исходящего документа- Режим ввода открыт;- Доступен ввод данных в текстовые поля и выбор значений из списков.Заполнение реквизитов:- Тип исходящего документа;- Дата исходящего документа;Нажатие «Подбор исполнителя»- Поля заполнены- Кнопка «Запись» активнаОтправители документовНажатие кнопки «Запись»- Исходящий документ записан в базуПо результатам проведенного тестирования было показано, что режим автоматизации ввода исходящего документа не содержит ошибок. Далее проведено тестирование режима формирование отчета о документах, находящихся в работе (таблица 46). Как показано в таблице 46, ошибок в формировании отчета при тестировании не выявлено. Таким образом, успешно проведено тестирование основных режимов разработанной системы, ошибок не выявлено, функционал системы соответствует поставленным задачам. Таблица 46- Тестирование режима формирования отчетностиДействиеОжидаемый результатЗапуск режима формирования отчета о состоянии работы с документами- Форма запущена;Выбор реквизита:- статус документа «В работе»- Статус документа выбран- Кнопка «Печать» активнаНажимаем кнопку «Печать»- На экран выведена форма спискадокументов, находящихся на исполнении специалистовВ ходе анализа реализованного функционала в созданной конфигурации показано, что разработанная система соответствует поставленным задачам и включает возможности работы со справочной, оперативной информацией и обеспечивает возможности формирования отчетности, используемой в работе компании.Выводы по разделуОкупаемость проекта связана с возможностями сокращения времени выполнения операций, связанных с учетом входящих и исходящих документов, учетом резолюций, возможностями обработки информации в рамках полученных данных обратной связи. Срок окупаемости проекта оценивается в 7,6 мес., что является приемлемым результатом в условиях исследуемой компании. Для каждого из этапов создания информационной системы характерно наличие рисков, которые создают вероятность срыва сроков и увеличения бюджета проекта. Минимизация влияния негативного влияния рисков связана с резервированием времени, трудовых и финансовых ресурсов на каждый из этапов реализации проекта.ЗаключениеВ данной работе разработан проект внедрения системы управления бизнес-процессами документооборота «1С: Документооборот» в деятельность кондитерской фирмы.В качестве пользователей информационной системы выступают делопроизводители, экономисты, руководство. В ходе работы была изучена специфика предприятия, изучена технология работы специалистов.В ходе работы была поставлена задача рассмотрения возможности снижения затрат на приобретение программного обеспечения через собственную разработку с учетом специфики бизнеса в условиях исследуемого предприятия. Основной целью проекта является оптимизация работы по управлению проектами через разработку и внедрение автоматизированной системы.В процессе работы нал проектом было проведено моделирование бизнес-процессов, показана область применения автоматизированной системы. После формулировки технического задания была проведенаразработка календарного плана внедрении системы, проведен расчет затрат. В результате проектирования поставленные задачи были реализованы. Подводя итог анализа проекта, можно сказать, что поставленная цель оптимизации технологии управления проектом внедрения системы документооборота в условиях кондитерской фирмыдостигнута.В качестве ключевых показателей эффективности проекта определены:- снижение продолжительности выполнения технологических операций по обработке документов;- сокращение управленческих расходов, связанных с технологией документооборота в компании;- обеспечение возможности оптимизации технологии через принятие управленческих решений на основе отчетности, создаваемой системой.Список использованных источниковБалашов А.И., Рогова Е.М. Управление проектами. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 383 c.Бараненко, С.П. Управление проектами. - М.: АП Наука и образование, 2014. - 244 c.Баранов В. В., Горошко И. В., Лебедев В. Н. Информационные технологии управления и организация защиты информации: учебник. - Москва: Академия управления МВД России, 2018. - 453 с.Трофимов В.В. Информационные технологии в экономике и управлении в 2 ч. Часть 1: учебник для академического бакалавриата / В. В. Трофимов. - Москва: Издательство Юрайт, 2019. - 269 с. Вафин Э. Я., Груничев А. С. Управление проектами / Э.Я. Вафин, А.С. Груничев. Казань : Изд-во Казанского университета, 2016. - 196 с.Вертакова Ю. В. Управление проектами: учебное пособие / Ю.В. Вертакова, А.А. Волкова, А.В. Караганчу. Курск: Юго-Западный государственный университет, 2016. - 215 с.Информационные системы в экономике: учеб. пособие для вузов под ред. Д.В. Чистова. – М.: ИИФРА-М, 2017. - 234 с. Исаев Г.А. Проектирование информационных систем. Учебное пособие. – М.: Омега-Л, 2017. – 424 с. Карпузова В.И., Скрипченко, К.В. Чернышева, Н.В. Информационные технологии в менеджменте. - М.: Вузовский учебник: НИЦ ИНФРА-М, 2014. – 256с.Колдаев В.Д. Структуры и алгоритмы обработки данных. - М.: ИЦ РИОР: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 296 с.Коннолли Т., Бегг К. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение: теория и практика. - Москва: Вильямс, 2017. - 1439 с.Коряковский А.В. Информационные системы предприятия: Учебное пособие. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 283 с.Лаврищева, Е. М. Программная инженерия и технологии программирования сложных систем: учебник для вузов / Е. М. Лаврищева. 2-е изд., исп. и доп. - Москва: Издательство Юрайт, 2018. — 432 с. Лубянская Э.Б. Информационные системы в экономике: учебное пособие. - Воронеж: ФГБОУ ВО "Воронежский государственный технический университет", 2017. - 140 с.Медведев М.А. Разработка информационных систем. Учебное пособие. - М.: Флинта, Изд-во Урал. ун-та, 2017. - 64 с.Мугалова Ж.А. Управление проектами: учебное пособие / Мугалова Ж. А. - Ярославль : Международная академия бизнеса и новых технологий (МУБиНТ), 2016. - 183 с.Польшакова Н.В., Коломейченко А.С., Яковлев А.С. Информационные системы в экономике: [учебник]. - Москва : Буки Веди, 2016. - 480 с.Портни С. И. Управление проектами для чайников / Стэнли Е. Портни . - Москва: Диалектика, 2017. - 282 с.Разумников С.В. Модели, алгоритмы и программное обеспечение поддержки принятия стратегических решений к переходу на облачные технологии: монография/ Разумников С.В. – Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2020. – 176 с. Романова Ю.Д. Информационные технологии в менеджменте (управлении): учебник и практикум для вузов/ Романова Ю.Д. 2-е изд., перераб. и доп. - Москва: Издательство Юрайт, 2019. — 411 с. Серова Г. А Информационные технологии в юридической деятельности: учебное пособие / Г. А. Серова. - Москва: ИНФРА-М, 2019. – 239с. Степанова Е. Н. Система электронного документооборота (облачное решение): учебное пособие : / Е. Н. Степанова. - Саратов : Ай Пи Эр Медиа, 2018. - 178 с. Сурушкин М. А. Анализ предметной области и проектирование информационных систем с примерами : учебное пособие. - Белгород: НИУ "БелГУ", 2019. - 155 с.Шалак М. Е. Архивное дело и делопроизводство: учебное пособие / М. Е. Шалак; РОСЖЕЛДОР. - Ростов-на-Дону : ФГБОУ ВО РГУПС, 2017. - 78 с.Широкова Е. В. Разработка простых отчетов в "1C: Предприятие 8.3" с использованием системы компоновки данных: учебное пособие по дисциплине "Модуль аналитической отчетности в КИС 1C: Предприятие". - Калуга: Манускрипт, 2017. - 83 с.