Внедрение гибких инструментов в систему проектного управления компании

Предложим новый проект повышения эффективности работы малого предприятия ООО «Инжетех»Девиз проекта – «Совершенство достижимо!»Концепция проекта изложим в таблице 9.Таблица 9 - Концепция проекта повышения гибкости управленияООО «Инжетех» № ппНаправление проекта1Оценка проблем в работе предприятия с учетом изменений внешней среды2Формирование новой системы планирования и управления в виде бюджетирования3Формирование программы бюджетирование (Приложение В)4Обучение персонала новым методам работы5Утверждение бюджетного регламента6Создание проекта «Моя жизнь – моя организация»Устав проекта приведем в таблице 10.Таблица 10 - Устав проекта по повышения гибкости управленияООО «Инжетех» № п/пРаздел Устава проектаХарактеристика1Описание исходной ситуацииСовременный кризис вносит существенные коррективы в работу и бизнес-процессы, при этом проблема эффективной работы системы управления является одной из самых интересных и дискуссионных2Обоснование необходимости проектаПроект организуется в условиях пандемии, которая вызвала кризисные явления В связи с этим. предлагается формирование проекта по повышение эффективности работы 3Инициатор проектаСтроев Максим Николаевич4Формулирование целей, задач проекта и ожидаемых эффектовЦель: путей повышения качества бюджетного планирования и управления повысить эффективность работы в целом.5Продукт проектаНовая программа бюджетного планирования и управления6Окружение проектаРуководство организации, персонал организации. 7 Границы проекта по времениСтарт проекта с 15.06.22 по 31.12.22.8Распределение исполнителейГенеральный директор, отдел кадров, линейные руководители,9Укрупненный бюджет 940 тыс. рублейДалее более подробно рассмотрим различные направления предлагаемого проекта. Затраты на внедрение мероприятий в табл.11.Таблица 11 - Затраты на внедрение мероприятий проекта№ ппЗатратыЗатраты в год, тыс.. руб.1Разработка программного обеспечения1002Создание программы обучения персонала1503Затраты на проведение проекта «Моя жизнь моя организация»1004Создание учебных пособий.1005Премирование сотрудников по результатам внедрения проекта100Итого затрат на наставников, руб.550Как показывает практика работы по качеству реализации проекта напрямую зависит от действий, которые руководитель предпринимает после оценки плана проведения проекта. Основным вопросом внедрения современных форм работы остается обеспечение качественного обучения персонала.  Важно гарантировать наглядность и лаконичность учебных материалов, а само обучение должно сопровождаться технической поддержкой и кураторством со стороны наставника, занимающегося организацией обучения, а также постоянным мониторингом обратной связи.План приведем в табл.12, Таблица 12 - План реализации проекта по повышения гибкости управления ООО «Инжетех» № ппНаправление проектаОтветственный Срок выполнения1Использование новой технологии гибкого оперативного планирования. Проектов Актуализация ЦФО.Финансовый отдел. Производственный отдел. Отдел кадров01.07.2022-31.12.20222Обучение персонала новой программе оперативного планированияОтдел кадров, линейные руководители01.09.2022 -0111.20223Создание учебных пособий оперативному по планированиюОтдел кадров, IT-отдел15.06.2022- 15.07.20224Снижение регламента подготовки плановОтдел кадров, линейные руководители01.07.2022-31.12.20225Формирование новой программы анализа плановых данныхЛинейные руководители01.07.2022-31.12.2022Новая программа гибкого бюджетирования приведена в Приложении 3.. Она позволит оперативно пересчитывать результаты деятельности при изменении внешних и внутренних условий, что позволит принимать оперативные управленческие решения.Коммуникационные взаимодействия в организации в проектной деятельности (табл.13).Таблица 13 - Коммуникационные взаимодействия в проекте ООО «Инжетех» Виды коммуникационных взаимодействийПример коммуникационного взаимодействияВнешне организационныеС контрагентамиВертикальные:- нисходящиеРуководитель - подчиненный- восходящиеПодчиненный - руководительГоризонтальныеМежду отделами и подразделениямиФормальныеСтрогая иерархия, делегирование полномочийНеформальныеНеформальные лидерыМежличностныеМежду персоналом компанииВнутренние коммуникации проекта очень важны для его успешной реализации. Внутренние коммуникации проекта ООО «Инжетех» на рис.4.Рисунок 4. Виды коммуникаций внутри ООО «Инжетех»Основной программой для обмена информацией является электронная почта, а также существуют общие сетевые диски и для обмена информацией. Бухгалтерская информация хранится в единой базе 1C., нормативная и справочная информация единой базе Консультант Плюс.План реализации проекта приведен в таблице 14. Таблица 14– План реализации проектапо повышению гибкости проектного управленияООО «Инжетех»МесяцНаправлениеИюньИюльАвгустСентябрьОктябрьНоябрьДекабрьСоздание новой технологии планирования проектовОбучение персонала новой технологии планированияСоздание учебных пособий по планированиюСнижение регламента подготовки планов проектовСовершенствования планов подразделений «Моя жизнь – моя организация»Формирование новой программы анализа данных проектовПриведем график работы проекта в виде линейчатой диаграммы на рисунке. 5Рисунок 5.График работы проекта ООО «Инжетех» «в виде линейчатой диаграммыВ процессе развития проектной работы предприятие«Инжетех» сталкивается с множеством проблем, так как необходим отлаженный набор инструментов, позволяющих сопровождать и анализировать новые методы работы.В заключение отметим, что руководство и собственники организации «Инжетех» должны понимать значимость тех рисков, которые берет под контроль эффективно работающий проектный отдел, обеспечивая эффективность использования ресурсов проекта и исполнение сроков проектов компании.Матрица распределения ответственности отражает функциональную ответственность исполнителей проекта. Матрица распределения ответственности в проекте приведена в табл. 15. Таблица 15 - Матрица распределения ответственности в проекте повышения эффективности работы ООО «Инжетех» ЗадачаСотрудникиОтдел кадровЛинейные руководителиIT-отделРуководитель организацииИспользование новой технологии оперативного планирования АЕSSA/CОбучение персонала новой технологии оперативного планированияАЕSSA/CСоздание учебных пособий оперативному по планированиюАЕ/SSSCСнижение регламента подготовки плановАЕSSCСоздание проекта для совершенствования планов на уровне подразделений «Моя жизнь – моя организация»АЕSSA/CФормирование новой программы анализа плановых данныхАЕSSA/CE (execution) - исполнение; А (approval) - утверждение; С (consultation) - согласование; S (supervision) - контроль.Таким образом, построение и качественный своевременный анализ планирования и исполнения проектовООО «Инжетех» является сложным многоуровневым процессом, основанным на взаимодействии производства и других структурных подразделений предприятия с отделом планирования и руководством предприятия В связи с развитием рыночной экономики, изменениями внешней среды руководство современных компаний использует основы менеджмента, однако, современный менеджмент носит постоянно развивающийся стратегический характер.Сделаем заключительные вывод относительно повышения эффективности проектной работы ООО «Инжетех» Построение системы управления проектами не регламентируется и выстраивается предприятием самостоятельно, руководствуясь принципами разумности и целесообразности.В основе повышения гибкости управленияпроектамилежит система гибкого бюджетного планирования и управления. Проектное управление ООО «Инжетех» строится на основании выделенных ЦФО., основных технологий бизнес-процессов.ЗаключениеВ процессе написания курсовой работы исследованы различные аспекты проектной деятельности, а также практика управления проектами на примере предприятия нефтегазовой сферы.ООО «Инжетех». Решение вопросов, связанных с гибким управлением проектами в условиях неопределенности являетсясложнойуправленческой задачей.Она может быть решена только консолидированными усилиями подразделений вместе с высшим руководством организации. в современное время, когда увеличивается нестабильность, объем информации, увеличивается скорость работы грамотно выстроенная система управления, в том числе проектного имеет очень большое значение. Для эффективной работы необходима эффективность бизнес-процессов, рациональность взаимосвязей, оптимизация затрат. Все эти аспекты обусловили усложнение процесса управления. Эффективность управления определяет скорость, культура передачи информации, информативность коммуникаций. Для достижения нужного результата проектного управления необходим своевременный анализ и грамотные управленческие решения. Система гибкого управления и контроля за деятельностью проектного управления со стороны менеджмента включает в себя следующие направления контроля:- за организацией оформления проектной документации в процессе деятельности организации; - за исполнением бюджетов проектов;- за распределением полномочий в проектной деятельности;- за обеспечением информационной безопасности в процессе проектной деятельности организации.Данная организационная структура на сегодняшний день соответствует масштабам и задачам организации, поскольку как новые проекты, так и важные решения по операционной деятельности утверждаются советом директоров. Существующая организационная структура позволяет оперативно управлять проектом, так как может непосредственно взаимодействовать с каждым подразделение, так как является центром в компании.Эффективное управление проектной деятельностью в условиях предложенной структуры может обеспечиваться реализацией ряда основных принципов:комплексный характер формирования информации,взаимосвязь с общей системой управления,использование современных компьютерных программТаким образом, задачи курсовой работы можно считать выполненными.Список литературыАдамов Н., Адамова Г. Внутренняя управленческая отчетность: принципы, виды и методы составления // Финансовая газета. Регион. вып. 2014. N 30. С. 16 - 14.Варпаева И.А. Предпосылки разработки интегрированной процессно- ориентированной учетной системы // Международный бухгалтерский учет. 2014. N 34. С. 45 - 57.Варпаева И.А., Треушников Р.В. Разработка системы управленческого учета инвестиционной деятельности // Управленческий учет. 2019. N 5. С. 41 - 51.Вахрушина М.А. Управленческий анализ. М.: Омега-Л, 2020. 399 с.Гришина О.В. Перспективы разработки и внедрения внутрифирменной отчетности // Управленческий учет. 2018. N 10. С. 30 - 39.Нугайбеков, Р. А. Корпоративная система управления проектами [Текст] : от методологии к практике / Р. А. Нугайбеков, Д. Г. Максин, А. В. Ляшук. - Москва : Альпина Паблишер, 2015. - 234 с. Маняева В.А. Финансовая структура управления расходами организации для достижения стратегических целей // Международный бухгалтерский учет. 2021. N 10. С. 30 - 35.Маняева В.А. Бюджетирование расходов организации в стратегическом управленческом учете // Аудит и финансовый анализ. 2019. N 1. С. 68 - 72.Смирнов А.Л. Проектное финансирование как инструмент реализации инвестиционных проектов // Банковское кредитование. 2018. N 2. С. 75 - 88.Новоженов Д. Формирование управленческой отчетности по капитальным вложениям // Финансовый директор. 2017. N 5. URL: http://www.cfin.ru/finanalysis/invest/capital_inv_reporting.shtml/.Захарова, Л.Н. Психология управления [Электронный ресурс]: учеб. пособие / Л.Н. Захарова. - М.: Логос, 2018. - 376 c. - Режим доступа: http://www.biblioclub.ru/book/84987 Коробко, В.И.Теория управления [Электронный ресурс]: учеб. пособие / В.И. Коробко. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2017. - 384с. c. - Режим доступа: http://www.biblioclub.ru/book/117160Попов Ю.И., Яковенко О.В. Управление проектами. - М.: Инфра-М, 2018г. - 208 с.Статья: Project Management Training for Your Organization. [электронный ресурс]. - режим доступа: http://www.pmi.org/Business-Solutions/Talent-Management-Project-Management-Training.aspx Ильина, О. Н. Методология управления проектами: становление, современное состояние и развитие [Электронный ресурс] : монография / О. Н. Ильина. - Москва: Вузовский учебник: ИНФРА-М, 2019. - 208 с. http://znanium.com/go.php?id=1018367Статья: Мировые рекорды управления проектами [электронный ресурс]. - режим доступа: http://pmsoft.ru/about/newsОфициальный сайт ООО «Инжетех»https://ingetech.ru/ПриложенияПриложение 1Схема формирования прибыли ООО «Инжетех»Приложение 2Результаты обработки проведенного опроса сотрудников ООО «Инжетех» относительногибкости управления проектамиРисунок 7 - Распределение ответов на вопрос об эффективности планирования проектов Рисунок 8 - Распределение ответов на вопрос об объективности и оперативности поступления данных управления проектов Рисунок 9 - Распределение ответов на вопрос о прохождения коллегиальности обсуждения проектовРисунок 10 - Распределение ответов на вопрос о влиянии системы обучения нагибкостьуправления проектамиРисунок 11 - Распределение ответов на вопрос о наличии потребности в обучении новым технологиям и программам управления проектамиРисунок 12 -Распределение ответов на вопрос о влиянии коммуникациям на планирование и необходимость регламента реализации проектов Рисунок 13- Распределение ответов на вопрос о совершенстве используемых форм внутренней отчетностипо проектной деятельностиРисунок 16 - Распределение ответов на вопрос о необходимости пересмотра системы управления проектамиРисунок 18 - Распределение ответов на вопрос о возможности для проявления самостоятельности и инициативы в вопросах управления проектамиПриложение 3Новая программа бюджетного планирования и управления ООО «Инжетех»