Разработка проекта внедрения для ООО «Спортмастер»

Внедрение системы электронного документооборота дает ряд преимуществ, как мы увидим более подробно ниже. Проще говоря, это предлагает вам повышенную безопасность, эффективность, прозрачность и производительность. Это помогает вашей компании оставаться организованной и помогает вашим сотрудникам отвоеивать драгоценное время, повышая вашу прибыль. Это также снижает вероятность отсутствия данных, помогая вашему бизнесу работать бесперебойно и соответствовать требованиям.Развертывание EDMS часто инициируется ИТ-отделами с целью стандартизации методов управления данными между отделами. Например, один отдел может хранить информацию на локальных устройствах, а другой может использовать незащищенный общий диск. В результате департаменты не могут получить доступ к данным, управляемым другими областями бизнеса, когда это необходимо. Вместо того, чтобы просто получать доступ к общему репозиторию, когда им что-то нужно, они должны специально запрашивать информацию, что часто приводит к задержкам.Другая причина внедрения системы EDMS может заключаться в том, что вы решили перейти от физического к цифровому хранилищу. Это может быть связано с затратами на монтаж или просто с тем, что у вас заканчиваются офисные помещения. Кроме того, оцифровывая все свои файлы, вы также открываете возможность автоматизации ваших процессов и получения ценной информации о своих бизнес-операциях.Вот несколько других распространенных болевых точек, которые могут побудить компании внедрять программное обеспечение EDMS для оцифровки и организации своих внутренних документов:Трудоемкий поиск и извлечение документовСоздание информационных изолированных пакетов в разных отделах, которые затрудняют принятие решений на основе данныхПоследовательные задержки и неэффективность основных бизнес-процессов, связанные с даннымиУтечки данных или ошибки в результате ручной обработки документовПроблемы безопасности и уязвимостиКак использовать электронную систему документооборотаВажно, чтобы ваша электронная система управления документами была максимально организованной и актуальной. EDMS направлена на то, чтобы ваши сотрудники могли легко найти все, что им нужно, одним нажатием кнопки. Даже если данные, которые они ищут, были поданы много лет назад.Подумайте об этом так: если один из ваших сотрудников отсутствует, вы должны иметь возможность легко найти любые документы, созданные или управляемые ими, не прибегая к отправке им сообщения и ожидая ответа. Другими словами, ваша электроэрозионная электроэрозионная обработка должна быть интуитивно понятной, инстинктивной и удобной для пользователя.Существует ряд лучших практик, которые вы можете установить, чтобы получить максимальную отдачу от инструмента. Эти советы помогут вам создать логическую и интуитивно понятную систему, в которой все данные могут быть легко найдены и доступны любому сотруднику. Убедитесь, что вы предлагаете всем своим сотрудникам обучение EDMS, чтобы они знали об этих рекомендациях:Создайте одну корневую папку (например, "Общие документы") и сохраните все документы во вложенных папках внутри корневой папки. Это облегчает поиск вещей и выполнение резервных копий и архивов.Создавайте папки в логической иерархии и вкладывайте папки в папки.Установите и следуйте соглашениям об именовании файлов. Используйте логические, конкретные имена и включайте даты в имена файлов. Вы сможете мгновенно узнать, что такое файл, не открывая его.Создайте стратегию управления документами. В этом плане должны быть подробно описаны рекомендации по всем аспектам обработки документов, включая хранение, извлечение, резервное копирование и безопасность.Наиболее очевидным преимуществом использования EDMS, которое вы изначально увидите, является то, что вы значительно сократите объем бумаги, которую вам нужно приобрести для управления внутренними процессами. Оцифровывая свои записи, вы также устраняете необходимость в физическом архивировании, помогая вам восстановить пространство и сократить расходы для вашего бизнеса.Давайте закончим сегодняшний пост, изучив некоторые из самых больших преимуществ внедрения системы электронного документооборота, такой как та, которая включена в универсальное HR-решение Factorial. Вы можете узнать больше о том, как спектр функций, включенных в программное решение Factorial, может помочь вашему бизнесу здесь.Вместо того, чтобы тратить время на поиски в картотечных шкафах или запросе информации у других отделов, ваши сотрудники могут найти именно то, что им нужно, когда им это нужно, в нескольких репозиториях, устройствах и форматах документов. Они также могут использовать автоматизированные процессы и функции индексации документов для более быстрого извлечения данных. Это оптимизирует ваши рабочие процессы и уменьшает узкие места, помогая вашему повседневному бизнесу работать более гладко и эффективно и, в конечном счете, экономя ваше время и деньги.4.2. Предложения к внедрению на предприятии заказчикаИтак, в качестве основного предложения по совершенствованию информационных технологий компании ООО СПОРТМАСТЕР, мы так рекомендуем:внедрение системы электронного документооборота; внедрение ERP-системы на базе платформы 1С.С увеличением удаленных и гибридных рабочих моделей и диапазона устройств, используемых сотрудниками в наши дни, может быть трудно отслеживать все ваши данные. Например, удаленный работник может сохранять документы на своем личном ноутбуке. Или продавец может сохранить этот важный счет-фактуру на свой телефон. Единственный способ получить эти данные, когда вам это нужно, это связаться с ними и надеяться, что они быстро ответят.В отличие от EDMS, данные могут храниться в централизованном репозитории с любого устройства и в любом месте. Это помогает обеспечить целостность данных, управление контентом и контроль документов на нескольких устройствах и в разных местах.Одним из самых больших преимуществ цифровой трансформации и внедрения системы электронного документооборота является повышение безопасности и соответствия нормативным требованиям. Лучшие решения включают в себя инструменты для установки разрешений и контроля доступа к документам для обеспечения постоянного соответствия нормативным требованиям, снижения риска утечки данных, потери документов и нарушений соответствия. Это особенно важно, если ваш бизнес работает в контролируемой среде или строго регулируемой отрасли. Например, финансы или здравоохранение.Электронная система управления записями документов может облегчить совместную работу ваших сотрудников. Например, многие решения включают в себя функции для параметров разметки, такие как аннотации и штампы, управление версиями и одновременное редактирование документов. Это означает, что сотрудники могут работать вместе над изменениями документов, независимо от физического местоположения. Это помогает вам принимать более обоснованные бизнес-решения и значительно облегчает вашим сотрудникам совместную работу в команде.Целостность данныхНаконец, EDMS может помочь вам обеспечить целостность ваших данных, создавая единый источник истины. Благодаря функциям совместной работы, таким как версия и контроль доступа, вы можете быть уверены, что сохраненная вами информация актуальна, верна и актуальна. Это повышает точность ваших бизнес-данных, чтобы вы могли принимать более обоснованные решения. Это также резко снижает вероятность человеческой ошибки в результате устаревшей информации, неполных данных или неправильных активных версий. И это, в конечном счете, помогает вашему бизнесу работать более гладко, повышая вашу прибыль.5.1 Анализ требований к аппаратной части для внедрения ИСРесурсы, необходимые для реализации проекта предложений по повышению эффективности деятельности компании ООО СПОРТМАСТЕРпредставлены в таблице 3.2.Таблица 3.2 Ресурсы, необходимые для реализации проекта предложений по повышению эффективности деятельности компании ООО СПОРТМАСТЕРНаименование ресурсаКоличествоТип ресурсаСтоимость ресурса1. Старший менеджер по развитию1Трудовой30 000 руб./мес.(стандартная ставка)2. Помощник менеджера по развитию1Трудовой25 000 руб./мес.(стандартная ставка)3. Менеджер по персоналу1Трудовой30 000 руб./мес.(стандартная ставка)4. Программист1Трудовой30 000 руб./мес.(стандартная ставка)Итого115 000 5. Программное обеспечение по управлению проектами1Материальный100 000 руб.6. Оргтехника и компьютерное оборудование 4Материальный40 000 руб.компьютер;1 шт.*30 000 руб.;МФУ;1 шт.*10 000 руб.;Итого140 000 7. Программное обеспечение ERP8. Программное обеспечение системы электронного документооборота 112Материальный541 000 руб.Итого796000 руб.Далее, можно прийти к выводу об эффективности проекта внедрения ИС в деятельность компании ООО Спортмастер.ЗаключениеСегодня на рынке существует множество разнообразных компаний, и условия их функционирования существенно отличаются друг от друга. Кроме того, автоматизированные информационные системы бывают разных видов. Из-за всего этого нельзя точно установить, насколько эффективна та или иная АИС. Каждое предприятие оценивает полезность АИС по-своему, сравнивая итоги работы комплексов с аналогичным ПО. Основные критерии для аттестации системы – ожидания ответственных лиц, а также отличия полученных показателей от запланированных.Как АИС обеспечивают безопасность от утечки данныхПри работе с какими-либо данными основной риск, пожалуй, заключается в том, что посторонние лица могут с легкостью и незаметно внести в них изменения, украсть или вовсе уничтожить. Об этом следует помнить любому предприятию, имеющему дело с информацией. Необходимо позаботиться о том, чтобы данные в АИС функционировали в условиях максимальной сохранности, то есть уделить должное внимание защите сведений, или информационной безопасности.Проблема защиты информации сегодня является комплексной, а потому решать ее следует на различных уровнях – законодательном, административном, процедурном и программно-техническом.Безопасность данных, или информационная безопасность, – это защищенность информации и поддерживающего программного обеспечения (к примеру, АИС) от естественных или искусственных воздействий случайного или преднамеренного характера, которые могут навредить собственникам и лицам, пользующимся сведениями, и самой системе.Угроза информационной безопасности – это действие или ситуация, вследствие которых информационные ресурсы, в том числе хранящиеся, передаваемые, обрабатываемые данные, ПО и аппаратная техника могут быть несанкционированно использованы, искажены или разрушены.Список литературыI.Основная и специальная литератураАндерсен, Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования / Б. Андерсен ; пер. с англ. С.В. Ариничева ; науч. ред. Ю.П. Адлер. – Бек // Менеджмент инноваций. – 2014. – No 4. – С. 244-256.
12.Беквит, Г. Продавая незримое : руководство по современному маркетингу услуг / Г. Беквит ; пер. с англ. Е. В. Китаевой. – Москва : Альпина Бизнес Букс, 2010. – 308 с.
Беквит, Г. Четыре ключа к маркетингу услуг / Г. Беквит ; пер. с англ. А. Лисовского. – Москва : Альпина Бизнес Букс, 2011. – 248 с. Богалдин-Малык, В.В. Бизнес-стратегии и операционный маркетинг на рынке услуг : учеб .пособие / В. В. Богалдин-Малык. – 2010. – 474с. – (Библиотека менеджера).
Берри, Л. Селтман, К. Практика управления Мэйо Клиник. Уроки лучшей в мире сервисной организации / Л. Берри, К. Селтман: Манн, Иванов и Фербер; Эксмо; Москва; 2013. – 594 с.
Гагарский, В.А. Бизнес-процессы : основные понятия [Электронный ресурс] / В.А. Гагарский. – 2013. – Режим доступа : http://www.elitarium.ru/2013/02/08/biznes_processy_osnovnye_ponjatija.ht ml. Гарина, Е.П., Гарин А.П. Исследование состава и количества выделенных бизнес-процессов в зависимости от применяемой модели управления//Экономика и социум. - Институт управления и социально- экономического развития.- 4-1 (9) , 2013г. - с. 344-348. Гарина, Е.П., Гарин А.П. Теория и методология формирования и развития бизнес-процессов в машиностроении: монография / Е.П. Гарина, А.П. Гарин; Нижегородский государственный педагогический университет имени К. Минина.– Н. Новгород, 2012. – 179 с. Гурков, И.Б. Стратегии действий фирмы в условиях неопределенности: системный подход анализа устойчивых условий воспроизводства / И.Б. Гурков, З. Б. Саидов // XII Международная научная конференция по проблемам развития экономики и общества : в 4 кн. / отв. ред. Е. Г. Ясин ; Высш. шк. экономики. – Москва, 2012. – Кн. 2. – С. 46-55. Дебелак, Д. Бизнес-модели : принципы создания процветающей организации / Д. Дебелак ; пер. с англ. И. Коваленко. – Москва : Гребенников, 2009. – 253 с. : табл. Деминг Э. Выход из кризиса. Новая парадигма управления людьми, системами и процессами // Out oftheCrisis. — М.: «Альпина Паблишер», 2011. — 400 с. — (Модели менеджмента ведущих корпораций). — ISBN 978-5-9614-1635-0. Дойль, Питер. Маркетинг-менеджмент и стратегии. Marketing Management and Strategy / ПитерДойль.–Санкт-Петербург : Питер, 2002. – 544 с. Ефимов, В. В. Описание и улучшение бизнес-процессов : учеб. пособие для студентов специальности "Управление качеством" / В. В. Ефимов ; Ульян. гос. техн. ун-т. – Ульяновск :УлГТУ, 2005. – 84 с. : ил. Жигунова, Н.М. Методология улучшения деятельности организаций на основе процессного подхода / Г.М. Жигунова // Качество менеджмента и процессный подход : науч.-техн. сб. / под общ. ред. Г.Е. Герасимовой. – Москва, 2005. - С. 65-68 Ивлев, В.А. Управление знаниями – это технология, которая позволит наполнить смыслом мир, в котором мы существуем [Электронный ресурс] / В.А. Ивлев, Т.В. Попова. – Режим доступа :http://quality.eup.ru/DOCUM6/knowledge-management-new.htm, свободный Ильин, В.В. Реинжиниринг бизнес-процессов с использованием ARIS / В.В. Ильин. – 2-е изд. – Москва : И. Д. Вильямс, 2008. – 256 с. База данных управленческой отчетности компании