Анализ процедуры подготовки и проведения расчетов за проживание.

При необходимости в номере может быть установлена дополнительная кровать или раскладушка, за что чаще всего взимается дополнительная плата.Актуальным является вопрос о правилах пребывания и размещения постояльцев в отеле. Если ранее посетители категорически регламентировались и могли находиться в отеле только в определенное время, то сегодня ситуация изменилась. Тем не менее, для безопасности и комфорта гостей предпочтительно заранее уведомлять службу приема и размещения о предстоящем визите гостей, встречать их лично и провожать после посещения. Каждый посетитель должен быть зарегистрирован в гостинице в соответствии с установленными процедурами безопасности.Для предотвращения недопониманий гостям предлагается заполнить и подписать специальный бланк. За каждую ночь пребывания посетителей в номере взимается дополнительная оплата, которая может различаться в разных отелях в зависимости от их политики. Рекомендуется индивидуально решать вопрос о посетителях, учитывая конкретные обстоятельства и правила отеля.Таким образом, сумма за проживание сформирована, однако важно обсудить ее с гостем, уточнив срок пребывания и условия оплаты. Если все условия ясны и приняты гостем, кассир переходит к расчету за дополнительные услуги.Начало формыДля решения выявленных проблем мы предлагаем внедрить автоматизированную гостиничную систему в «Park Hotel Stavropol 4*». В настоящее время на рынке представлен десяток гостиничных систем, половина из которых - импортные. Прежде всего, поговорим об особенностях задачи автоматизации расчетных служб в российских гостиницах. Правительством Российской Федерации утверждены правила предоставления гостиничных услуг. В то же время большинство отелей применяют инновационный и разнообразный подход к приему гостей. Именно поэтому большинство гостиничных систем построено по принципу ромашки: есть центральная сердцевина, единая для всех клиентов, а также тесно связанные с ней лепестки, учитывающие специфику каждой конкретной гостиницы или пансионата. Характеристика гостиничных номеров, дополнительные услуги, предлагаемые гостям, тарифная политика, льготные условия для прибывающих гостей (индивидуальное или групповое размещение, российские или иностранные граждане, наличие постоянной клиентуры, сотрудничество с турфирмами), расположение гостиницы (близость к автотрассе, вокзалу, аэропорту, в пригороде или в курортной зоне), а также ведомственная принадлежность, отдельные и самостоятельные системы размещения должны играть важную роль. Система автоматизации гостиницы должна учитывать все вышеперечисленные факторы, быть адаптированной к конкретным условиям и, кроме того, обладать повышенным уровнем надежности, поскольку обрабатывает не только финансовую информацию, но и реальные деньги (гостиничная система может работать как вместо кассовых аппаратов, так и в сочетании с ними).В отличие от многих других процедур (например, традиционной бухгалтерии), гостиничные системы работают круглосуточно в режиме реального времени - гости заселяются, оплачивают услуги, выезжают, получают возвраты, т. е. базы данных гостиничных систем достаточно динамичны и должны отражать текущее состояние реальных объектов. Технология работы таких систем не допускает длительных простоев, и в случае сбоя базы восстановить ее по архивам бумажных документов и копиям базы, сделанным за несколько дней до сбоя, как правило, невозможно. Гостиничная система также должна быть достаточно быстрой - гостю на ресепшене не придется ждать, пока он закончит разбираться с компьютерными проблемами. Кроме того, желательно иметь в составе гостиничной системы бухгалтерский модуль или возможность сопряжения с широко распространенными бухгалтерскими программами, а сопровождающая систему компания-разработчик может модифицировать гостиничную систему в соответствии с меняющимися требованиями отечественного законодательства. В момент заселения гость может заказать различные услуги (питание, процедуры, экскурсии и т.д.). Стоимость всех этих услуг, а также стоимость услуг проживания, автоматически выставляется в гостиничной системе. Оператор может оплатить полную стоимость и, при необходимости, скорректировать количество заказанных услуг. Система автоматически рассчитает причитающийся налог на основании данных налогового каталога. Система также учтет скидки, установленные гостем при заселении. Можно произвести полную или частичную оплату из соответствующего каталога, выбрав наличные или кредитную карту.Система запомнит услуги, которые временно не оплачены, но должны быть оплачены позже. Если гость полностью и заранее оплатил свое проживание, но по каким-то причинам хочет уехать до окончания срока оплаты, он может воспользоваться гостиничной системой для возврата переплаты. В системе реализована возможность оплаты гостиничных услуг, предоставленных группе гостей, одним счетом (наличными или кредитной картой). Групповой счет может быть выставлен как гостям, проживающим в отеле и входящим в группу, так и любой третьей стороне. В конце смены кассир может распечатать договор о кассовых операциях (копию выставленного счета) и сформировать кассовый отчет, который вместе с дневной выручкой передается в бухгалтерию отеля. После того как безналичный заказ реализован (все гости, проживающие по этому заказу, выехали), оператор может использовать гостиничную систему для расчета стоимости проживания и абонентского обслуживания. В этом случае система формирует соответствующий документ - расчет стоимости бронирования и проживания по безналичному расчету по форме, утвержденной Министерством финансов Российской Федерации (форма 7-Г). Система позволяет менеджеру отеля отслеживать гостей, задолжавших деньги за проживание или услуги. Такой постоянный контроль позволяет сотрудникам отеля получать информацию о ежедневной работе с гостями, а дополнительный автоматический контроль оплаты при выезде обеспечивает правильное выселение гостей и минимизирует потери отеля. Следует отметить, что выезд гостя из отеля - достаточно ответственная процедура, которая зависит от правильности оплаты гостем. Особенно в случае оплаты гостиничных услуг по безналичному расчету. Исходя из рынка гостиничных систем, мы выбрали такие гостиничные системы, как «Эдельвейс». Автоматизированная система управления гостиницей «Эдельвейс» позволяет автоматизировать все функции службы приема и размещения, бухгалтерского учета и управленческой отчетности, интегрируя информацию и предоставляя данные из смежных систем в сложный автоматизированный процесс. Система управления гостиницей «Эдельвейс» основана на принципе модульности и может быть настроена под нужды любого гостиничного объекта. ЗаключениеВ ходе проведенного анализа процедуры подготовки и проведения расчетов за проживание были выявлены ключевые аспекты, влияющие на эффективность операционных процессов в гостиничной сфере. Были рассмотрены различные аспекты данной процедуры, включая обработку платежей, использование цифровых технологий, оптимизацию ценовой политики и учет дополнительных услуг.Акцентировано внимание на значимости современных технологий в улучшении процессов расчетов за проживание, что позволяет повысить удобство для гостей, сократить временные затраты персонала и улучшить контроль над финансовыми потоками. Также было обращено внимание на важность правильной организации процесса выставления счетов и учета дополнительных услуг для минимизации ошибок и увеличения прибыльности гостиничного предприятия.На основе проведенного анализа можно сделать следующие выводы:Процедура подготовки и проведения расчетов за проживание играет ключевую роль в операционной деятельности гостиничных предприятий и требует постоянного внимания и совершенствования.Использование современных технологий позволяет оптимизировать процессы и повысить уровень сервиса для гостей.Оптимизация ценовой политики и учет дополнительных услуг способствует увеличению прибыли и конкурентоспособности гостиничного предприятия.На основании полученных результатов, рекомендуется:Внедрение цифровых платежных систем и мобильных приложений для удобства гостей.Проведение обучения персонала по правильному выставлению счетов и использованию новых технологий.Анализ ценовой политики и внедрение мер для увеличения доходности от дополнительных услуг.Таким образом, дальнейшее развитие гостиничной индустрии напрямую зависит от эффективности процессов расчетов за проживание, что делает данную тему актуальной и важной для исследования и внедрения современных практик в операционные процессы гостиничного бизнеса.Список использованных источниковНормативно-правовые актыФедеральный Закон «О защите прав потребителей» (с изменениями от 24 августа 2011 г.).Федеральный Закон «Об основах туристкой деятельности в Российской Федерации» №132 – с изменениями от 09.03.2021ИсточникиВакуленко Р.Я., Кочкурова Е.А. Управление гостиничным предприятием, М: «Логос», 2016. – 318 с.Волков Ю.Ф.    Введение в гостиничный и туристический бизнес: Учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по экон. специальностям / Ю.Ф. Волков. 4-е изд. Ростов н/Д: Феникс, 2007Зубков А.А., Чибисов СИ. Справочник работника гостиничного хозяйства. – М.: Высшая школа, 2017. – 322 сИванилова С.В. Экономика гостиничного предприятия, М: «Дашков и К»,2013г. – 235с.Ляпина И.Ю.Организация и технология гостиничного обслуживания, М: «Академия», 2019. – 95с.Малых Н.И. Экономика гостиничного предприятия, М: «Инфра-М», 2013г. – 320с.Мельников А.Б. Гостиничный приз. Журнал « Пять звезд» №3, 2018г.с 12-13Можаева, Н. Г. Гостиничный сервис: Учебник / Н.Г. Можаева, Г.В. Рыбачек. - Москва: Альфа-М: НИЦ ИНФРА-М, 2018. - 240 с.Овчаренко, Н. П. Организация гостиничного дела. Учебное пособие / Н.П. Овчаренко, Л.Л. Руденко, И.В. Барашок. - М.: Дашков и Ко, 2015. - 208 c.Попов, Леонид Алексеевич. Организация гостиничного дела [Текст] : учебное пособие / Л. А. Попов, Е. Ю. Никольская ; М-во образования и науки Российской Федерации, Федеральное гос. бюджетное образовательное учреждение высш. проф. образования «Российский экономический ун-т им. Г. В. Плеханова» (ФГБОУ ВПО «РЭУ им. Г. В. Плеханова»). - Москва : ФГБОУ ВПО «РЭУ им. Г. В. Плеханова», 2019. - 79 с. :Руденко, Л. Л. Технологии гостиничной деятельности / Л.Л. Руденко, Н.П. Овчаренко, А.Б. Косолапов. - М.: Дашков и Ко, 2018. - 176 c.Скобкин С.С. Экономика гостиничного, ресторанного и туристического предприятия, M: «Российская Экономическая Академия им. Г.В. Плеханова», 2017 г. – 270с.Тимохина, Т. Л. Организация гостиничного дела : учебник для прикладного бакалавриата / Т. Л. Тимохина. — М. : Издательство Юрайт, 2017. — 331 с.Хмелев.В.В. Сервисная деятельность в обслуживании населения.М.: «Дашков и К»,2016 г. –220с.Шеклеин Алексей, «Что умеют электронный системы безопасности», //Отель №6, 2018